Nei prossimi giorni le scuole dell’infanzia del nostro Istituto inizieranno a organizzare le rituali recite natalizie. Le docenti ci chiedono se i genitori potranno fare le foto ai loro bambini. Esistono restrizioni in questo senso? In caso ne scaturisse un danno, la polizza assicurativa prevede la tutela?
La domanda andrà innanzi tutto posta al Responsabile della Protezione dei Dati (DPO o RPD) dell’Istituto. Il Responsabile della Protezione dei Dati è, infatti, tenuto a valutare e organizzare la gestione del trattamento dei dati personali all’interno della scuola. Le fotografie delle persone sono considerate dati personali e, in quanto tali, dovranno essere trattati nel rispetto delle normative privacy europee e nazionali.
L’aspetto normativo
In relazione alla privacy all’interno degli Istituti scolastici, il garante, fin dal 2016, ha pubblicato uno specifico vademecum. Le scuole sono soggette a dei limiti. Il primo risiede nella natura pubblica dell’istituzione formativa, che impone una particolare attenzione sul trattamento dei dati personali. Il secondo deriva dalla minore età dell’utenza. La pubblicazione di foto o di video dovrà, quindi, essere rigorosamente disciplinata.
«Le istituzioni scolastiche pubbliche – precisa il Garante – possono trattare solamente i dati personali necessari al perseguimento di specifiche finalità istituzionali oppure quelli espressamente previsti dalla normativa di settore. Per tali trattamenti, non sono tenute a chiedere il consenso degli studenti».
Per la scuola è quindi possibile pubblicare i dati personali qualora coerenti con le finalità istituzionali.
Ne deriva che, alla luce del contesto, non sussiste la necessità di richiedere una liberatoria da parte dei genitori. Dovrà, tuttavia, essere esplicito il fine esclusivo di documentare le attività formative previste nel PTOF in relazione ai criteri della legittimità e proporzionalità. Allo stesso modo, dovrà essere esplicitato dove saranno pubblicati i contenuti multimediali: il sito, i social istituzionali, ecc. Da ultimo dovrà essere dichiarato il grado di privacy applicato.
I contenuti privati
In relazione alle famiglie, fotografare o filmare il proprio figlio non è vietato. Tuttavia, l’Istituto dovrà comunicare che il prodotto multimediale è inteso solo a uso personale o familiare. L’eventuale divulgazione su canali diversi da quelli istituzionali, richiede il consenso scritto da parte dei genitori degli altri alunni eventualmente ripresi. La divulgazione del materiale fotografico durante le feste o le manifestazioni scolastiche, senza l’esplicito consenso, costituisce un uso illecito del dato personale.
Il profilo assicurativo
Il ramo di Responsabilità Civile delle polizze assicurative scolastiche, di norma, ricomprende anche l’aspetto legato all’osservanza della normativa sulla privacy da parte dell’Istituto. La garanzia, infatti, dovrebbe ricomprendere tutti i danni procurati a terzi a causa di una condotta colpevole. Le migliori polizze assicurative prevedono anche un’estensione nel ramo di Tutela Legale.
Le polizze, invece, non prevedono nessuna tutela per le famiglie degli alunni che, contravvenendo alle disposizioni, facessero un uso improprio dei dati personali degli alunni.
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