Alcune famiglie degli studenti del nostro Istituto vorrebbero chiarimenti circa la gestione dei rimborsi in caso di annullamento qualora il contesto globale rendesse impossibile lo svolgimento del Viaggio d’Istruzione. Inoltre alcuni genitori ci chiedono se è possibile annullare un Viaggio per motivi precauzionali, vedendosi riconosciuto dall’Assicuratore il risarcimento?
In fase di adesione a un viaggio scolastico è consigliabile porre una certa attenzione alle regole sui rimborsi nel caso di mancata partenza. Esistono condizioni precise per recuperare le somme versate in caso di annullamento improvviso. Il quadro normativo tutela i partecipanti solo in presenza di eventi personali o generali straordinari, documentati e imprevedibili al momento dell’adesione. Comprendere queste distinzioni evita malintesi tra famiglie, Istituti scolastici, Agenzie di viaggio e Assicuratori. La chiarezza informativa rappresenta quindi la base di una gestione serena e consapevole.
Il contesto internazionale
Il Ministero degli Esteri monitora costantemente i livelli di sicurezza internazionale tramite il portale dedicato ViaggiareSicuri. Qualora venga emesso uno Sconsiglio Ufficiale, la situazione diventa una circostanza inevitabile e straordinaria. In questo scenario, il viaggiatore, può annullare il viaggio senza pagare nessuna penale. Le Agenzie di Viaggio e/o i Tour Operator sono tenuti quindi a garantire il rimborso integrale della quota pagata. Tale norma si applica anche ai viaggi di istruzione organizzati dalle scuole. L’avviso deve comunque rendere il soggiorno impossibile o comunque gravemente compromesso.
A maggior tutela dell’Istituto, in fase di contratto, dovrà comunque essere chiaro che, per le restituzione delle somme, non potranno prevedere Voucher ma esclusivamente bonifico bancario.
Malattia e infortuni degli studenti partecipanti
La salute del partecipante costituisce il secondo caso previsto per ottenere la restituzione delle somme pagate. La polizza integrativa stipulata dall’Istituto, di norma, copre gli infortuni o le malattie improvvise occorsi prima della partenza. In questo caso l’Assicuratore risarcirà l’eventuale penale applicata dall’Agenzia di Viaggio o dal T.O. Questa protezione vale anche per eventi avvenuti al di fuori delle attività scolastiche ordinarie. È importante tuttavia sottolineare che per ottenere il risarcimento, la famiglia dovrà comunque aver già saldato l’intero costo del viaggio prima della partenza e prima dell’infortunio o della malattia che impediscano la partecipazione. Risulta inoltre fondamentale produrre una regolare certificazione medica che attesti l’impossibilità a partire. Senza tale documento, l’assicuratore non potrà procedere al risarcimento.
Limitazioni e casi di annullamento volontario
Al di fuori delle due situazioni citate, la rinuncia al viaggio viene considerata una scelta puramente volontaria. In tali circostanze, né l’Assicuratore né l’Organizzatore (Agenzia di viaggio o T.O.) sono obbligati a rimborsare il partecipante. Le Agenzie di viaggio applicheranno quindi regolarmente le penali previste dai contratti sottoscritti inizialmente che non saranno risarciti dall’Assicuratore. È essenziale perciò valutare bene ogni decisione prima di comunicare l’annullamento ufficiale alla segreteria. In questi casi la responsabilità finanziaria ricade interamente sul partecipante qualora non sussistano motivi di forza maggiore.
Se desideri maggiori informazioni in relazione alle coperture assicurative nei casi di annullamento del Viaggio di Istruzione, contattaci qui.