Il legale di una famiglia il cui alunno è stato vittima di un sinistro all’interno della scuola, ci chiede, attraverso formale accesso agli atti, di poter avere in copia la segnalazione di sinistro effettuata dalla docente che in quel momento vigilava sull’attività. La scuola è tenuta a fornire la relazione anche se questa rientra tra la documentazione interna dell’Istituto?
Il principio costituzionale della trasparenza dell’azione amministrativa, prevede che tutti gli atti (dati e informazioni) della scuola siano accessibili.
L’accesso agli atti è quindi sempre garantito nei limiti e con le esclusioni previste dalle norme generali.
Accesso ai documenti amministrativi
La materia è regolata dalla Legge 7 agosto 1990, n. 241.
La norma consente la presa visione e l’estrazione di tutti i documenti amministrativi da parte di chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale.
Resta inteso che il diritto di accesso è esercitabile, qualora corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l’accesso.
Il richiedente dovrà formalizzare per iscritto la richiesta motivando la richiesta. L’istanza dovrà riferirsi a documenti materialmente esistenti al momento della domanda e detenuti alla stessa data dall’Istituzione scolastica di riferimento.
La scuola, entro un massimo di 30 giorni, potrà accogliere o meno o in parte la richiesta. Il non accoglimento, o l’accoglimento parziale dovranno a loro volta essere motivati.
È quindi pienamente legittimo da parte di un genitore richiedere l’accesso agli atti relativi al sinistro del proprio figlio. La famiglia può fare accesso agli atti nel caso in cui ritenga che le procedure attuate dalla scuola, non siano da considerarsi trasparenti e/o regolari.
L’intervento del legale
Qualora la famiglia decida di avvalersi dell’assistenza di un Legale, quest’ultimo potrà effettuare accesso agli atti in relazione al fatto occorso a nome e per conto della famiglia stessa.
Il professionista infatti è formalmente delegato dalla famiglia e portatore di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata.
Anche in questo caso quindi, l’Amministrazione scolastica è tenuta a riscontare la richiesta del legale entro 30 giorni dalla richiesta.
Accesso agli atti e privacy
Un aspetto ancora non ben chiaro in materia di accesso agli atti, in caso di sinistro, è quello legato alla trasmissione dei dati personali delle persone coinvolte nell’evento.
Queste potrebbero essere il docente che prestava vigilanza oppure un altro studente coinvolto direttamente o indirettamente nell’evento.
Il diritto alla privacy, garantito dal Regolamento (UE) 2016/679, è uno strumento di tutela della corretta gestione delle informazioni personali. Tale diritto tuttavia ma non può essere utilizzato come mezzo di non ingerenza sul funzionamento della Pubblica Amministrazione.
La questione è stata chiarita dall’Adunanza Plenaria del Consiglio di Stato, 4 febbraio 1997, n. 5.
Sulla base della lettera d), dell’articolo 24, comma 2° della legge n. 241/1990: «non sembra esservi dubbio che nel conflitto tra accesso e riservatezza dei terzi la normativa statale abbia dato prevalenza al primo, allorché questo sia necessario per curare o difendere i propri interessi giuridici».
