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Accesso agli atti e Accesso civico

Un’Azienda ci ha formalizzato la richiesta dei accesso agli atti relativi a due gare espletate dalla scuola. La prima si riferisce all’appalto in corso, la seconda all’appalto precedente. Devo premettere che l’operatore economico in questione non ha partecipato a nessuna delle due selezioni. L’operatore motiva la richiesta ai sensi dell’accesso civico agli atti amministrativi. La scuola è tenuta a consentire l’accesso agli atti? In caso di rifiuto e l’Istituto compirebbe un illecito?

L’accesso agli atti e l’accesso civico sono degli strumenti per venire a conoscenza di dati, informazioni e documenti detenuti dalla pubblica amministrazione. La liceità, il grado di complessità, il numero e il carattere dei documenti consultabili differisce a seconda dello strumento utilizzato.

L’accesso agli atti

L’accesso agli atti è uno strumento normato dagli Artt. 22 e successivi della Legge 7 agosto 1990, n. 241.
La norma, nel caso dell’accesso agli atti, richiede la titolarità di un interesse qualificato e differenziato.
Ai sensi della legge potranno accedere agli atti: «tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso».
Obiettivo del legislatore, quindi, è volto alla tutela degli interessi individuali di un soggetto che ricopre una posizione differenziata rispetto a tutti gli altri cittadini.
L’operatore dovrà provare di essere portatore di un diritto concreto, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e strumentale alla documentazione oggetto della richiesta.
Nel caso di accesso agli atti, il soggetto tutelato è solo l’operatore economico partecipante alla selezione. Costui ha il diritto di salvaguardare il proprio interesse oltre all’interesse pubblico.
L’operatore economico dovrà produrre formale richiesta e l’Amministrazione, verificata la disponibilità dei controinteressati, dovrà rendere disponibile la documentazione pretesa.

L’accesso civico

L’accesso civico è regolamentato dal D. Lgs. 14 marzo 2013, n. 33.
La norma in questo caso consente a chiunque il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle Pubbliche Amministrazioni. L’accesso civico infatti è teso a favorire: «forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e a promuovere la partecipazione al dibattito pubblico».
Scopo del legislatore è dare piena attuazione all’ordinamento Europeo in materia di trasparenza rendendo l’amministrazione quanto più possibile aperta e a servizio del cittadino.
L’accesso civico non conosce limitazioni dal punto di vista della legittimazione soggettiva ed esonera il richiedente dall’obbligo di motivazione.  La richiesta tuttavia è esercitabile solo: «nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridici rilevanti».
L’accesso civico è quindi riconosciuto a tutti i cittadini che vogliono venire a conoscenza dell’operato della Pubblica Amministrazione senza vantare alcun interesse specifico ulteriore.
In questi casi il soggetto interessato potrà fare richiesta di visionare esclusivamente gli atti formali relativi al procedimento. Atti che, in ogni caso, dovrebbero già essere disponibili nella sezione di Amministrazione trasparente dell’Ente stesso.

La documentazione accessibile

In entrambi i casi non tutti gli atti sono accessibili.
I limiti sono quelli strettamente connessi alla salvaguardia di interessi pubblici fondamentali e prioritari rispetto all’interesse alla conoscenza degli atti amministrativi. Tra questi tra questi vi sono, ad esempio i documenti coperti da segreto di Stato, la riservatezza dei terzi, persone, gruppi ed imprese.
Al di fuori di questi limiti tassativamente previsti, l’accessibilità ai documenti rispetto ai quali il cittadino vanta un interesse concreto e privilegiato dovrebbe essere massima.

Le responsabilità dell’Amministrazione scolastica

Nel caso in questione la domanda potrebbe quindi essere ribaltata.
La diversa qualifica del soggetto richiedente determina il livello e il riconoscimento dell’istanza presentata.
I soggetti legittimati alla richiesta possono essere portatori di un interesse generale (accesso civico) o specifico (accesso agli atti). L’estensione e il grado di profondità con cui il soggetto può aspirare ad accedere ai documenti richiesti, è strettamente legato alla finalità specifiche della richiesta.
La responsabilità dell’Amministrazione, conseguentemente, è direttamente legata alla “risposta”, con l’uno o l’altro strumento.
In relazione alla richiesta quindi, l’operatore economico potrà visionare esclusivamente gli atti propedeutici e le determinazioni legate alle selezioni. Ogni altra richiesta risulta impropria in quanto il soggetto, non partecipante alla selezione, non è portatore di un interesse qualificato e differenziato.

Se vuoi avere maggiori informazioni in relazione all’accesso agli atti e all’accesso civico, contattaci qui.

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Accesso agli atti

Il legale di una famiglia il cui alunno è stato vittima di un sinistro all’interno della scuola, ci chiede, attraverso formale accesso agli atti, di poter avere in copia la segnalazione di sinistro effettuata dalla docente che in quel momento vigilava sull’attività. La scuola è tenuta a fornire la relazione anche se questa rientra tra la documentazione interna dell’Istituto?

Il principio costituzionale della trasparenza dell’azione amministrativa, prevede che tutti gli atti (dati e informazioni) della scuola siano accessibili.
L’accesso agli atti è quindi sempre garantito nei limiti e con le esclusioni previste dalle norme generali.

Accesso ai documenti amministrativi

La materia è regolata dalla Legge 7 agosto 1990, n. 241.
La norma consente la presa visione e l’estrazione di tutti i documenti amministrativi da parte di chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale.
Resta inteso che il diritto di accesso è esercitabile, qualora corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l’accesso.
Il richiedente dovrà formalizzare per iscritto la richiesta motivando la richiesta. L’istanza dovrà riferirsi a documenti materialmente esistenti al momento della domanda e detenuti alla stessa data dall’Istituzione scolastica di riferimento.
La scuola, entro un massimo di 30 giorni, potrà accogliere o meno o in parte la richiesta. Il non accoglimento, o l’accoglimento parziale dovranno a loro volta essere motivati.
È quindi pienamente legittimo da parte di un genitore richiedere l’accesso agli atti relativi al sinistro del proprio figlio. La famiglia può fare accesso agli atti nel caso in cui ritenga che le procedure attuate dalla scuola, non siano da considerarsi trasparenti e/o regolari.

L’intervento del legale

Qualora la famiglia decida di avvalersi dell’assistenza di un Legale, quest’ultimo potrà effettuare accesso agli atti in relazione al fatto occorso a nome e per conto della famiglia stessa.
Il professionista infatti è formalmente delegato dalla famiglia e portatore di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata.
Anche in questo caso quindi, l’Amministrazione scolastica è tenuta a riscontare la richiesta del legale entro 30 giorni dalla richiesta.

Accesso agli atti e privacy

Un aspetto ancora non ben chiaro in materia di accesso agli atti, in caso di sinistro, è quello legato alla trasmissione dei dati personali delle persone coinvolte nell’evento.
Queste potrebbero essere il docente che prestava vigilanza oppure un altro studente coinvolto direttamente o indirettamente nell’evento.
Il diritto alla privacy, garantito dal Regolamento (UE) 2016/679, è uno strumento di tutela della corretta gestione delle informazioni personali. Tale diritto tuttavia ma non può essere utilizzato come mezzo di non ingerenza sul funzionamento della Pubblica Amministrazione.
La questione è stata chiarita dall’Adunanza Plenaria del Consiglio di Stato, 4 febbraio 1997, n. 5.
Sulla base della lettera d), dell’articolo 24, comma 2° della legge n. 241/1990: «non sembra esservi dubbio che nel conflitto tra accesso e riservatezza dei terzi la normativa statale abbia dato prevalenza al primo, allorché questo sia necessario per curare o difendere i propri interessi giuridici».