Il nostro Istituto sta valutando di organizzare la festa di fine anno scolastico. Le famiglie degli alunni partecipanti alla festa, sono in copertura assicurativa?
La festa di fine anno scolastico, attività già di per sé abbastanza delicata sotto il profilo della sicurezza. Quest’anno inoltre assume una particolare attenzione in relazione alle dinamiche legate alla pandemia.
La festa di fine anno è un’attività scolastica?
Le polizze assicurative della scuola, di norma, tutelano tutte le attività scolastiche. Al fine di attivare la copertura assicurativa, è necessario quindi che la festa di fine anno sia regolarmente deliberata dal Collegio dei Docenti, dal Consiglio di Istituto e compresa all’interno del PTOF.
Effettuato questo primo passaggio preliminare potremmo quindi affermare che l’Istituto, gli alunni e il personale regolarmente assicurato, risultano essere in copertura assicurativa sia per l’Infortunio che per l’eventuale Responsabilità Civile, ovvero per i danni che dovessero causare colposamente.
L’organizzazione della festa di fine anno
Può capitare che l’attività si svolga in luogo diverso dall’Istituto scolastico. A tal fine occorrerà stipulare un formale documento di convenzione con il soggetto proprietario della struttura dove si svolgerà l’attività. Il documento deve contenere, in modo dettagliato tempi e modi di utilizzo della struttura. In questi casi, infatti, la Responsabilità Civile derivante dall’utilizzo degli spazi o dei locali sarà a totale carico del soggetto locatario.
Alcuni Istituti scolastici, demandano l’onere organizzativo della Festa di fine anno scolastico a soggetti diversi, come i Comitati o le associazioni dei genitori. Anche in questi casi è necessario che la scuola stipuli un formale documento di convenzione con il soggetto organizzatore.
A chi spetta la vigilanza?
Il primo aspetto, di assoluta importanza, riguarda la vigilanza. Il responsabile della vigilanza è la il soggetto che organizza l’evento.
Inoltre, a questo tipo di manifestazioni, non è raro che intervengano, oltre agli studenti e al personale scolastico, anche le famiglie degli studenti. Con famiglie va intesa l’accezione più estesa (es.: altri figli non iscritti all’Istituto, nonni, zii, amici, ecc.).
In molti casi, inoltre, la scuola invita alla manifestazione anche ex studenti, ex insegnanti o personale estraneo all’Istituto (es.: autorità politiche, religiose, imprenditori locali, ecc.). L’organizzatore quindi dovrà mettere in atto tutti i controlli relativi all’accesso di personale estraneo all’Istituto.
Questi soggetti inoltre sono in copertura assicurativa esclusivamente per gli eventuali danni relativi alla Responsabilità Civile del proprietario degli spazi e/o dei locali in cui si svolge l’evento.
La comunicazione alle famiglie
Per le ragioni sopra riportate è fondamentale che la scuola comunichi , con una formale circolare, emessa con largo anticipo, i riferimenti spazio-temporali relativi all’evento (date, ore, luoghi e programma delle manifestazioni). La circolare dovrà chiarire anche qual è il soggetto su cui grava la responsabilità relativa alla vigilanza sui minori.
La festa di fine anno non è un’attività obbligatoria o curricolare, motivo per cui la vigilanza sui minori potrebbe essere demandata direttamente alle famiglie che decidono di aderirvi in assoluta autonomia.
Resta comunque inteso che qualora ci fossero minori non accompagnati, l’Istituto che decidesse di accollarsene l’onere, dovrà mettere in atto tutti i protocolli specifici legati alla vigilanza di questi soggetti.
L’organizzazione dell’evento
Un ulteriore aspetto che spetta all’organizzatore è l’obbligatorietà del presidio di un’ambulanza durante gli eventi. L’obbligo è sancito dalle Linee di Indirizzo emanate nella Conferenza Stato-Regioni del 5 agosto 2014. «L’organizzazione di eventi e manifestazioni di qualsiasi tipologia e connotazione, deve essere programmata e realizzata con il prioritario obiettivo di garantire il massimo livello di sicurezza possibile. Le manifestazioni e gli eventi devono sottostare ad una classificazione del “livello di rischio” che genera una probabilità di natura statistica di avere necessità di soccorso sanitario».
L’organizzatore dovrà quindi comunicare all’autorità competente tutti i dati relativi alle manifestazioni programmate. I tempi di comunicazione dell’evento, sono i seguenti:
- Per eventi con livello di rischio molto basso o basso: si dovrà dare comunicazione al servizio di emergenza territoriale entro 15 giorni prima dell’inizio;
- Per eventi con livello di rischio moderato o alto almeno 30 giorni prima.
Oneri e costi del servizio, sono a carico dell’organizzatore dell’evento.
Infine, l’organizzatore è anche tenuto al rispetto delle Linee Guida Ministero dell’Interno del 18 luglio 2018 in materia di Safety e Security per gli eventi e manifestazioni pubbliche.
Le restrizioni legate alla pandemia
Un ultimo aspetto da prendere in considerazione è quello relativo alle restrizioni legate alla pandemia in corso. La situazione sanitaria è in costante evoluzione, motivo per cui, ad oggi, non esistono indicazioni generali o certe applicate su tutto il territorio nazionale. L’utilizzo dei sistemi di protezione personale e le regole di distanziamento potrebbero subire delle variazioni in relazione al contesto specifico. Anche per quest’aspetto è bene fare riferimento alle autorità competenti in prossimità dell’evento. È bene evidenziare che, anche in questo caso, la responsabilità diretta, anche penale, dell’applicazione delle misure di prevenzione ricade direttamente sull’organizzatore della manifestazione.
Se vuoi avere maggiori informazioni in relazione alle coperture assicurative per la festa di fine anno scolastico, contattaci qui.
